Dokumenty

Regulamin rezerwacji i uczestnictwa

W MAGICZNEJ WIOSCE

dla wycieczek grupowych organizowanych dla szkół, przedszkoli, żłobków oraz innych grup zorganizowanych

Obowiązuje od dnia 7 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1.Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji oraz uczestnictwa w wycieczkach i wydarzeniach organizowanych w ramach marki Magiczna Wioska, w szczególności zasady rezerwacji terminów, płatności, udziału grup zorganizowanych, korzystania z atrakcji dodatkowych, zamawiania transportu oraz zasady bezpieczeństwa obowiązujące podczas pobytu.
2.Organizatorem wydarzeń oraz podmiotem przyjmującym rezerwacje jest KK BRANDS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Kpt. Edwarda Brydaka 4/10, 35-507 Rzeszów, KRS: 0001261909, NIP: 5170474863, REGON: 545524646, kapitał zakładowy: 5 000 zł, zwana dalej „Organizatorem”.
3.Kontakt z Organizatorem: e-mail: magicznawioska.biuro@gmail.com, tel.: +48 577 714 202, strona internetowa: www.magicznawioska.pl.
4.Rezerwacji mogą dokonywać w szczególności szkoły, przedszkola, żłobki, placówki edukacyjne, instytucje, organizacje oraz osoby działające w imieniu grup zorganizowanych.
5.Osoba dokonująca rezerwacji, zwana dalej „Rezerwującym”, oświadcza, że posiada uprawnienie do dokonania rezerwacji w imieniu danej placówki lub grupy albo działa za wiedzą i zgodą podmiotu, na rzecz którego dokonywana jest rezerwacja.
6.Dokonanie rezerwacji wymaga zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz jego akceptacji.

§ 2. Dokonywanie rezerwacji

1.Rezerwacji wycieczki można dokonać za pośrednictwem systemu rezerwacyjnego dostępnego na stronie internetowej Magicznej Wioski.
2.Dokonanie rezerwacji nie wymaga utworzenia konta użytkownika.
3.Podczas dokonywania rezerwacji Rezerwujący podaje informacje wymagane przez formularz, w szczególności: nazwę placówki, imię i nazwisko opiekuna lub osoby dokonującej rezerwacji, numer telefonu, adres e-mail, wstępną liczbę dzieci, wiek dzieci, wybrany pakiet wycieczki, wybrane atrakcje i usługi dodatkowe, informacje dotyczące transportu lub posiłku, jeżeli są zamawiane, oraz opcjonalnie NIP i dane niezbędne do wystawienia faktury.
4.Rezerwujący jest zobowiązany do podania danych prawdziwych, aktualnych i umożliwiających prawidłową realizację rezerwacji.
5.Po przesłaniu formularza system może automatycznie przesłać na podany adres e-mail potwierdzenie otrzymania rezerwacji oraz informacje dotyczące jej dalszej realizacji.
6.Samo przesłanie formularza nie oznacza ostatecznego zagwarantowania terminu. Warunkiem jego potwierdzenia jest wpłata zadatku na zasadach określonych w § 3.

§ 3. Zadatek i potwierdzenie terminu

1.Warunkiem ostatecznego potwierdzenia rezerwacji jest wpłata zadatku w stałej wysokości 400 zł.
2.Zadatek należy wpłacić w terminie 7 dni od dokonania rezerwacji, chyba że Organizator indywidualnie ustali z Rezerwującym inny termin.
3.Informacje niezbędne do dokonania płatności przekazywane są Rezerwującemu drogą elektroniczną.
4.W przypadku braku wpłaty zadatku w wymaganym terminie Organizator ma prawo anulować rezerwację i zwolnić zarezerwowany termin dla innych grup.
5.Wpłacony zadatek jest zaliczany na poczet całkowitej ceny wycieczki.
6.Po wpłacie zadatku rezerwacja staje się wiążąca dla stron.
7.W przypadku rezygnacji z wycieczki z przyczyn leżących po stronie Rezerwującego Organizator jest uprawniony do zachowania otrzymanego zadatku zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8.Jeżeli niewykonanie umowy nastąpi z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Organizator, zastosowanie mają zasady dotyczące zadatku wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
9.Jeżeli niewykonanie umowy nastąpi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, zadatek podlega zwrotowi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 4. Cena wycieczki i liczba uczestników

1.Cena wycieczki ustalana jest zgodnie z ofertą obowiązującą w momencie dokonywania rezerwacji oraz wybranym przez Rezerwującego pakietem i usługami dodatkowymi.
2.Cena za jednego uczestnika przewidziana dla grup od 30 dzieci obowiązuje dla grup liczących co najmniej 30 dzieci, jeżeli oferta dotycząca danego wydarzenia nie stanowi inaczej.
3.W przypadku grup liczących mniej niż 30 dzieci obowiązuje minimalna cena za wycieczkę odpowiadająca cenie udziału 30 dzieci.
4.Liczba dzieci podana podczas dokonywania rezerwacji ma charakter wstępny.
5.Rezerwujący może aktualizować liczbę uczestników w okresie poprzedzającym wycieczkę.
6.Ostateczna liczba uczestników może zostać potwierdzona również w dniu wycieczki. Jeżeli liczba uczestników ulegnie zmianie, Rezerwujący powinien poinformować o tym Organizatora możliwie jak najwcześniej, najpóźniej przed rozpoczęciem wycieczki.
7.W przypadku zmniejszenia liczby uczestników rozliczenie następuje według faktycznej liczby obecnych dzieci, z zastrzeżeniem minimalnej ceny wycieczki odpowiadającej udziałowi 30 dzieci.
8.Znacząca zmiana liczby uczestników w stosunku do liczby wskazanej w rezerwacji powinna zostać zgłoszona Organizatorowi możliwie najwcześniej, ponieważ może mieć wpływ na organizację programu, przygotowanie materiałów, posiłków, prezentów, transportu lub innych świadczeń.
9.W przypadku świadczeń przygotowywanych indywidualnie według wcześniej zgłoszonej liczby uczestników, w szczególności posiłków, prezentów lub innych produktów, sposób rozliczenia może zostać ustalony indywidualnie z Rezerwującym.

§ 5. Płatność za wycieczkę

1.Zadatek w wysokości 400 zł jest zaliczany na poczet ceny wycieczki.
2.Pozostała należność za wycieczkę jest regulowana w dniu realizacji wycieczki, chyba że strony wcześniej uzgodnią inny sposób lub termin płatności.
3.W przypadku placówek, instytucji lub przedsiębiorców płatność może zostać dokonana na podstawie wystawionej faktury, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z Organizatorem.
4.Dokument sprzedaży lub faktura wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz danymi przekazanymi Organizatorowi.

§ 6. Czas trwania i realizacja programu

1.Standardowy program wycieczki trwa, w zależności od wybranego pakietu, programu i zakresu atrakcji, około 2–3 godzin.
2.Szczegółowy zakres programu wynika z aktualnej oferty dotyczącej wybranego wydarzenia.
3.Kolejność realizacji poszczególnych punktów programu może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa lub w celu zapewnienia sprawnej obsługi grupy.
4.Zmiana kolejności realizacji atrakcji, która nie prowadzi do istotnego ograniczenia zakresu zakupionego programu, nie stanowi podstawy do obniżenia ceny wycieczki.
5.Organizator może zastąpić konkretny element programu innym elementem o zbliżonym charakterze lub wartości, jeżeli realizacja pierwotnego elementu stanie się niemożliwa z przyczyn niezależnych od Organizatora, o ile nie powoduje to istotnej zmiany charakteru całej wycieczki.

§ 7. Warunki atmosferyczne

1.Program Magicznej Wioski został przygotowany w sposób umożliwiający jego realizację niezależnie od typowych warunków atmosferycznych.
2.Deszcz, śnieg, niska temperatura lub inne typowe dla danej pory roku warunki atmosferyczne same w sobie nie stanowią podstawy do anulowania wycieczki przez Rezerwującego ani zwrotu zadatku.
3.Rezerwujący zobowiązany jest zadbać o odpowiedni ubiór uczestników, dostosowany do pory roku i aktualnych warunków atmosferycznych.
4.Jeżeli wystąpią nadzwyczajne okoliczności powodujące realne zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa uczestników albo uniemożliwiające bezpieczną realizację wydarzenia, Organizator może odpowiednio zmodyfikować program, przełożyć termin lub odwołać wydarzenie.

§ 8. Opiekunowie i odpowiedzialność za dzieci

1.Dzieci uczestniczące w wycieczce pozostają przez cały czas pod opieką nauczycieli, wychowawców, rodziców lub innych osób sprawujących nad nimi opiekę.
2.Organizator zapewnia prowadzenie programu, animatorów, postacie, obsługę atrakcji oraz pozostałe świadczenia wynikające z zakupionego pakietu, jednak nie przejmuje od placówki lub opiekunów obowiązku sprawowania bieżącej opieki nad dziećmi.
3.Nauczyciele i opiekunowie są zobowiązani do sprawowania nadzoru nad powierzonymi im dziećmi, reagowania na zachowania mogące stanowić zagrożenie, przestrzegania poleceń obsługi dotyczących bezpieczeństwa oraz dopilnowania przestrzegania przez dzieci zasad korzystania z poszczególnych atrakcji.
4.Nauczyciele i standardowi opiekunowie grupy uczestniczą w wycieczce bez dodatkowej opłaty.
5.Organizator nie ustala sztywnego limitu nauczycieli i opiekunów niezbędnych do prawidłowego sprawowania opieki nad grupą.
6.Udział dodatkowych osób, w szczególności rodziców dzieci niepełniących funkcji opiekunów grupy, wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem i może wiązać się z dodatkową opłatą.

§ 9. Bezpieczeństwo i zasady zachowania

1.Uczestnicy są zobowiązani do stosowania się do poleceń pracowników, animatorów i obsługi Magicznej Wioski dotyczących organizacji oraz bezpieczeństwa.
2.Zabronione jest zachowanie stwarzające zagrożenie dla uczestnika, innych osób, pracowników, zwierząt lub wyposażenia obiektu.
3.Zabronione jest niszczenie scenografii, dekoracji, urządzeń, rekwizytów oraz innych elementów wyposażenia.
4.Organizator może czasowo wyłączyć z użytkowania określoną atrakcję, jeżeli jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, technicznych lub organizacyjnych.
5.Osoba znajdująca się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, zachowująca się agresywnie albo stwarzająca zagrożenie może zostać poproszona o opuszczenie terenu wydarzenia.
6.Na terenie przeznaczonym dla uczestników obowiązuje zakaz palenia papierosów i wyrobów podobnych poza miejscami wyraźnie do tego przeznaczonymi.
7.Opiekunowie zobowiązani są zgłosić obsłudze istotne okoliczności mogące wpływać na bezpieczeństwo uczestnika, jeżeli ich znajomość jest konieczna do prawidłowego i bezpiecznego przeprowadzenia konkretnej aktywności.

§ 10. Posiłki i własna żywność

1.W zależności od aktualnej oferty Rezerwujący może zamówić dodatkowe napoje, posiłki lub inne świadczenia gastronomiczne.
2.Uczestnicy mogą spożywać na terenie obiektu własną żywność przyniesioną z zewnątrz, w miejscach wskazanych przez Organizatora.
3.W przypadku spożywania własnej żywności Organizator może wymagać od przedstawiciela grupy podpisania oświadczenia potwierdzającego, że dana żywność nie została przygotowana, dostarczona ani sprzedana przez Organizatora lub restaurację współpracującą z Organizatorem.
4.Organizator nie odpowiada za jakość, skład, sposób przechowywania ani bezpieczeństwo żywności przyniesionej przez uczestników lub opiekunów z zewnątrz, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.
5.Informacje dotyczące alergii, nietolerancji pokarmowych lub szczególnych wymagań żywieniowych dotyczących posiłków zamawianych za pośrednictwem Organizatora powinny zostać zgłoszone przed realizacją zamówienia.

§ 11. Prezenty wręczane przez Świętego Mikołaja

1.W przypadku wydarzeń obejmujących spotkanie ze Świętym Mikołajem Rezerwujący może, zgodnie z aktualną ofertą, wybrać własny prezent przygotowany przez rodziców lub placówkę i wręczony dziecku przez Świętego Mikołaja albo pakiet prezentowy przygotowany przez Organizatora.
2.Prezenty przygotowane przez rodziców lub placówkę należy przekazać Organizatorowi przed wycieczką albo w dniu wycieczki, po wcześniejszym uzgodnieniu sposobu i godziny ich przekazania.
3.Prezenty powinny zostać oznaczone w sposób umożliwiający ich jednoznaczne przyporządkowanie właściwym dzieciom.
4.Rezerwujący odpowiada za prawidłowość oznaczenia przekazywanych prezentów.
5.Organizator nie odpowiada za pomyłki wynikające z błędnego, nieczytelnego lub niepełnego oznaczenia prezentów przekazanych przez Rezerwującego.

§ 12. Transport

1.Rezerwujący może dodatkowo zamówić transport autokarowy, jeżeli usługa jest dostępna dla wybranego terminu.
2.Faktycznym wykonawcą przewozu jest SOB-TRANS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Grochocice 6, 27-530 Ożarów, KRS: 0000939201, NIP: 8631706340, REGON:
520679207.
3.Zamówienie transportu odbywa się za pośrednictwem Organizatora, a Rezerwujący dokonuje rozliczenia usługi transportowej z Organizatorem zgodnie z przedstawioną ofertą.
4.Cena transportu jest ustalana indywidualnie przed jego ostatecznym potwierdzeniem.
5.Rezerwujący może zrezygnować z zamówionego transportu najpóźniej 7 dni przed planowanym terminem wycieczki.
6.W przypadku rezygnacji z transportu w terminie krótszym niż 7 dni przed wycieczką możliwość anulowania usługi oraz ewentualne koszty związane z jej anulowaniem będą zależeć od kosztów, które zostały już poniesione lub których Organizator jest zobowiązany ponieść wobec przewoźnika, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.
7.Szczegółowe informacje dotyczące miejsca i godziny podstawienia autokaru są ustalane z Rezerwującym przed wycieczką.

§ 13. Rezygnacja i zmiana terminu

1.Rezygnację z wycieczki należy zgłosić Organizatorowi drogą elektroniczną na adres magicznawioska.biuro@gmail.com.
2.W przypadku rezygnacji z przyczyn leżących po stronie Rezerwującego wpłacony zadatek może zostać zachowany przez Organizatora zgodnie z zasadami dotyczącymi zadatku.
3.Rezerwujący może zwrócić się do Organizatora z prośbą o zmianę terminu wycieczki.
4.Możliwość zmiany terminu zależy od dostępności innych terminów i wymaga potwierdzenia przez Organizatora.
5.Samo przesłanie prośby o zmianę terminu nie oznacza jego automatycznej zmiany.
6.Organizator może, według dostępności, zaproponować Rezerwującemu inny termin realizacji wycieczki.

§ 14. Odwołanie wycieczki przez Organizatora

1.Organizator może odwołać lub przełożyć wycieczkę, jeżeli jej przeprowadzenie stanie się niemożliwe lub niebezpieczne, w szczególności wskutek awarii, decyzji organów publicznych, zdarzeń losowych, zagrożenia bezpieczeństwa, działania siły wyższej lub innych nadzwyczajnych okoliczności.
2.W przypadku odwołania wycieczki Organizator niezwłocznie poinformuje Rezerwującego i, jeżeli będzie to możliwe, zaproponuje alternatywny termin.
3.Jeżeli Rezerwujący nie zaakceptuje alternatywnego terminu, wpłacone środki podlegają rozliczeniu zgodnie z charakterem przyczyny odwołania oraz obowiązującymi przepisami prawa.
4.W przypadku niewykonania umowy wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, wpłacony zadatek podlega zwrotowi.
5.Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają uprawnień Rezerwującego wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 15. Fotografowanie i wizerunek uczestników

1.Uczestnicy oraz opiekunowie mogą wykonywać zdjęcia na terenie Magicznej Wioski na własny użytek, o ile nie zakłóca to realizacji programu, nie narusza praw innych osób oraz nie jest sprzeczne z poleceniami obsługi dotyczącymi bezpieczeństwa.
2.Organizator może wykonywać podczas wydarzeń fotografie lub nagrania dokumentujące przebieg wydarzenia, z poszanowaniem obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i wizerunku.
3.W przypadku materiałów, na których wizerunek konkretnego dziecka stanowi główny lub istotny element materiału i które mają być wykorzystywane przez Organizatora w celach promocyjnych, marketingowych lub publikowane w kanałach Organizatora, odpowiednia zgoda na rozpowszechnianie wizerunku będzie uzyskiwana odrębnie, jeżeli jest ona wymagana przez obowiązujące przepisy.
4.Brak udzielenia dobrowolnej zgody na wykorzystanie wizerunku nie może stanowić podstawy do odmowy udziału dziecka w wycieczce.
5.Organizator przy wykorzystywaniu materiałów przedstawiających dzieci zobowiązuje się do poszanowania ich prywatności, godności i bezpieczeństwa.

§ 16. Reklamacje

1.Reklamacje dotyczące rezerwacji lub realizacji usług mogą być składane drogą elektroniczną na adres magicznawioska.biuro@gmail.com lub pisemnie na adres siedziby Organizatora: KK BRANDS Sp. z o.o., ul. Kpt. Edwarda Brydaka 4/10, 35-507 Rzeszów.
2.W celu umożliwienia sprawnego rozpatrzenia reklamacji zaleca się wskazanie danych osoby lub placówki składającej reklamację, terminu wycieczki, opisu zgłaszanych zastrzeżeń, oczekiwanego sposobu rozwiązania sprawy oraz danych kontaktowych.
3.Brak któregokolwiek z powyższych elementów nie powoduje automatycznego pozostawienia reklamacji bez rozpoznania, jeżeli możliwe jest jej rozpatrzenie na podstawie przekazanych informacji.
4.Organizator rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki.
5.Jeżeli do Rezerwującego mają zastosowanie przepisy przewidujące obowiązek odpowiedzi na reklamację w określonym terminie, Organizator udzieli odpowiedzi w terminie wynikającym z tych przepisów.

§ 17. Dane osobowe

1.Administratorem danych osobowych przekazywanych w związku z dokonaniem rezerwacji jest KK BRANDS Sp. z o.o.
2.Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu obsługi rezerwacji, kontaktu z Rezerwującym, realizacji wycieczki, dokonania rozliczeń, wystawienia dokumentów księgowych, obsługi reklamacji oraz realizacji obowiązków prawnych Organizatora.
3.Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności Magicznej Wioski, dostępna na stronie internetowej Organizatora.
4.Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.
5.Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość dokonania rezerwacji ani udziału w wycieczce.

§ 18. Postanowienia końcowe

1.Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie internetowej Magicznej Wioski w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.
2.Regulamin obowiązuje od dnia 7 września 2026 r.
3.Do rezerwacji zastosowanie ma wersja Regulaminu zaakceptowana przy dokonywaniu danej rezerwacji, z zastrzeżeniem zmian wymaganych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
4.Organizator może dokonywać zmian Regulaminu, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu świadczonych usług, zasad organizacji wydarzeń lub funkcjonowania systemu rezerwacji.
5.Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych przez Rezerwujących na podstawie wcześniej dokonanych rezerwacji.
6.W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
7.Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw, których zgodnie z obowiązującymi przepisami nie można skutecznie wyłączyć lub ograniczyć.